Gravity Forms エントリを PDF にエクスポートし、電子メール通知に添付するための包括的なガイドへようこそ。
Gravity Forms ユーザーは、データを効率的に収集して整理することの重要性を理解しています。ただし、そのデータをプロフェッショナルで簡単に共有できる形式で提示するのは、困難な作業となる場合があります。
この記事では、Gravity Forms エントリを PDF ファイルにエクスポートし、それらの PDF を電子メール通知に自動的に添付するプロセスを段階的に説明します。
これにより、クライアントやチームメンバーに重要な情報を送信するプロセスが簡素化されます。始めましょう！
GravityExport を使用した PDF レポートの電子メール送信
重力エクスポートは、安全で共有可能なダウンロード リンクを使用して Gravity Forms データを Excel または PDF にエクスポートできるようにする Gravity Forms のアドオンです。しかし、それだけではありません。Dropbox や SFTP などのリモート ストレージの場所にファイルを送信することもできます。
このプラグインには、レポートを電子メールの添付ファイルとして送信できる機能も含まれています。この機能はプラグインの無料版 (GravityExport Lite) でも利用できますが、PDF エクスポート機能は利用できません。 GravityExport は、次のサイトで無料でテストできます。デモサイト！
エクスポートしたレポートを Gravity Forms の電子メール通知に添付する方法を見てみましょう。
GravityExport フィードの構成
最初に行う必要があるのは、ダウンロード URL を有効にして GravityExport をアクティブにすることです。これは、PDF レポートが必要なすべての人に共有できる固有の URL です。これを有効にするには、フォーム設定ページに移動し、左側の「GravityExport」をクリックし、「ダウンロード URL を有効にする」ボタンをクリックします。
GravityExport を正常にアクティブ化したので、PDF レポートの構成を開始できます。最初に行うことは、ダウンロード設定を構成することです。ここには 3 つの重要なセクションがあります。
- ダウンロードURL: レポートに関連付けられた一意のダウンロード URL。データを必要とする人にこの URL を送信できます。
- カスタムファイル名: 生成されたレポート ファイルに付けられた名前。
- ファイル拡張子: 作成するファイルの種類。これは、CSV、XLSX (Excel)、または PDF のいずれかです。
次に、一般設定を構成する必要があります。ここで、レポートを添付する既存の Gravity Forms 通知を選択できます。アクティブな通知フィードが設定されていない場合は、まず通知フィードを作成する必要があります。
このオプションを有効にすると、新しく送信されたエントリーの PDF が通知メールに添付されることに注意してください。つまり、PDF レポートには、すべての送信ではなく、最新のフォーム送信に対して送信された情報のみが含まれます。
ここでは、レポート内の列の位置 (通常または転置) とフォーム フィールドの順序を選択することもできます。
GravityExport はスプレッドシート スタイルのレポートを作成し、PDF ドキュメントとして保存します。したがって、構成する必要がある次のオプションは複数行の分割です。これにより、複数の値を持つフィールドを別々の行に分割できます。
次に、ページの向きやサイズの選択など、PDF エクスポート設定を構成する必要があります。
最後に、「有効」フィールド領域または「無効」フィールド領域のいずれかにフォーム フィールドを追加することで、レポートに含めるフォーム フィールドを選択できます。
以下は、GravityExport によって生成された単一エントリの PDF レポートの例です。
GravityExport を使用すると、PDF レポートを電子メールで送信する別の方法があります。電子メールの本文自体にレポートへのリンクを含めることができます。
通知メッセージ本文にダウンロード リンクを追加する
まず、「URL をクリップボードにコピー」をクリックして、ダウンロード URL をコピーする必要があります。
次に、次のように HTML アンカー タグを使用して単純なハイパーリンクを構築できます。
PDF をダウンロードあとは、このリンクを Gravity Forms 通知メッセージ本文に挿入するだけです。
それでおしまい！
重力エクスポートGravity Forms からデータをエクスポートするための最高のソリューションを提供します。レポートを構成して電子メール通知に添付できるだけでなく、データをリモート ストレージに送信したり、異なるデータやファイル拡張子を持つ複数のレポートを設定したりすることもできます。
ここで、Gravity Forms エコシステムで人気のある別の強力な PDF エクスポート ソリューションである Gravity PDF に注目してみましょう。
Gravity PDF を使用した PDF レポートの送信
Gravity PDF は GravityKit とは一切関係ありません。無料の Gravity PDF プラグインを WordPress プラグイン ディレクトリからダウンロードできます。。
まず、新しい Gravity PDF フィードを作成します。これを行うには、フォーム設定に移動し、「PDF」をクリックし、「新規追加」をクリックします。
これで、Gravity PDF フィードの構成を開始できます。フィードにラベルを付けた後、PDF テンプレートを選択する必要があります。選択したテンプレートによって、エクスポート時のドキュメントの外観が決まります。
次に、PDF レポートを添付する既存の Gravity Forms 通知を選択できます。通知を選択すると、Gravity PDF は最新のエントリの PDF を作成し、電子メール通知に添付して送信します。
「外観」の下には、エクスポートされた PDF ドキュメントの外観とスタイルをカスタマイズするためのいくつかのオプションがあります。これには、用紙サイズ、ページの向き、フォント、フォントの色などの変更が含まれます。
ここでは、カスタム ヘッダーとフッターを追加する機能など、他にも多数のオプションを構成できます。レポートを設定したら、「PDF を追加」をクリックするだけです。 Gravity PDF は、受信したフォーム入力ごとに 1 つの PDF ドキュメントを生成するようになりました。
以下は、Gravity PDF によって生成された単純な PDF レポートの例です。
GravityExport と同様に、Gravity PDF では、通知メッセージ内に PDF レポートへのリンクを挿入することもできます。
通知メールにダウンロード リンクを追加する
Gravity PDF ショートコードを通知メッセージ本文に追加できることにも注目してください。このショートコードは、「PDF をダウンロード」というテキストを含む PDF へのダウンロード リンクを出力します。
それでおしまい！
Gravity Forms エントリから PDF メール添付ファイルを作成する
このガイドでは、Gravity PDF と GravityExport を使用して、Gravity Forms エントリを PDF にエクスポートし、電子メール通知に添付する方法を説明しました。
Gravity PDF と GravityExport の両方を使用すると、時間を節約し、コラボレーションを強化し、美しくフォーマットされた PDF でクライアントやチーム メンバーに好印象を与えることができます。このガイドが、Gravity Forms を最大限に活用するために必要な知識とツールを提供することを願っています。
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